Aby móc korzystać ze wszystkich funkcji programu należy posiadać :
- Subiekt GT
- Rewizor GT
- Gratyfikant GT
- Sfera dla Subiekta GT
- Sfera dla Rewizora GT
- Sfera dla Gratyfikanta GT
- MS Access ( najczęściej w MS Office Profesional lub Office 365 business)
Magazyn arSZP
Moduł związany z Subiektem oraz pozwala na dzielenie kosztów towarowych niewprowadzonych do Subiekta ( np. śrubki , farby … ) na projekty. Do pełnego wykorzystania funkcji potrzebny jest Subiekt GT oraz Sfera dla Subiekta GT.
arSZP rozróżnia 4 rodzaje dokumentów magazynowych :
- rozchody wewnętrzne RW
- księgowania bezpośrednie KB
- podziały projektów PP
- zakończenia projektów ZP
RW – rozchody wewnętrzne
Program odczytuje dokumenty RW z Subiekta GT. RW może być dzielone na wiele projektów. Istnieje możliwość szybkiego podziału kwoty na projekty wewnątrz zlecenia
Są to dokumenty wprowadzane w systemie rozliczania produkcji z pominięciem Subiekta GT. Istnieje duża liczba faktur składających się z wielu pozycji , których wprowadzanie w Subiekcie i wykonywanie potem RW byłoby bardzo czasochłonne. Dokumenty KB pozwalają wprowadzić takie faktury w postaci kwot przyporządkowanych poszczególnym projektom. Istnieje możliwość szybkiego podziału kwoty na projekty wewnątrz zlecenia
PP – podziały projektów
Część projektów jest realizowana bez zamówienia a zamówienie pojawia się później . Takie projekty są traktowane jako projekty magazynowe. W momencie otrzymania zamówienia za pomocą dokumentu PP można przesunąć część wydatków związanych z projektem źródłowym na projekt docelowy. Przeliczanie tego przesunięcia wymaga wprowadzenia ilości sztuk we wszystkie projekty znajdujące się wewnątrz zlecenia. Podziały projektów odbywają się wewnątrz zlecenia.
ZP – zakończenia projektów
Gdy projekt jest zakończony należy utworzyć dokument ZP. W jego wyniku do projektu zostanie wprowadzona data zamknięcia. Dodatkowo dokumenty ZP mogą być importowane do rewizora. Taki import będzie polegał na ywczyszczeniu konta projektu i przeksięgowaniu kosztów projektu na inne konto. Gdyby pojawiły się kolejne koszty związane z projektem ( np. koszty reklamacji ) to w projektach należy taki projekt otworzyć i po wprowadzeniu dodatkowych kosztów ponownie zamknąć.
Wszystkie dokumenty magazynowe mogą być za pomocą schematów eskportu księgowane w Rewizorze
Księgowania arSZP
Jedną z niedoskonałości Rewizora GT jest zbyt sztywne podejście do schematów. arSZP posiada własny mechanizm księgowania za pomocą schematów. W odróżnieniu od mechanizmu Rewizora pozwala on na :
- wielokrotny import jednego dokumentu, dzięki temu możemy produkcyjną listę płac raz zaksięgować w rejestrze płacowym a drugi raz na tak zwane piątki w rejestrze produkcyjnym
- współczynniki w pozycjach dekretu, dzięki nim możemy poroskładać koszty związane z projektami na konta projektów w sposób propocjonalny
- rodzaj konta pozwala na księgowanie na stałych kontach Rewizora , bądź też na kontach projektów
- źródło danych – może nim być pozycja, suma lub różnica zaokrągleń
Schematy eksportu mogą być podzielone na fazy. W pierwszej fazie informacje z dokumentów zewnętrznych ( KB, RW , listy płac , … ) są księgowane na kota Rewizora. W drugiej fazie może nastąpić przeksięgowanie między kontami
Wykonywanie schematów eksportu jest podzielone na wyliczanie oraz księgowanie. Przed właściwą dekretacją w Rewizorze możemy podejrzeć projekt dekretu w arSZP
Wynagrodzenia arSZP
W bloku Gratyfikant znajdują się funkcje związane z kosztami pracowniczymi. Do poprawnego działania bloku potrzebny jest Gratyfikant GT oraz Sfera dla Gratyfikanta GT. Program jest przygotowany do pracy Gratyfikanta GT na odrębnej bazie danych jak również wspólnej bazie z innymi programami z serii GT.
Pracowników produkcyjnych przydzielamy do grupy produkcyjnej ( gdy pracujemy z grupami ) lub nadajemy mu cechę produkcyjną gdy pracujemy z cechami ( podejście z cechami jest lepsze gdyż umożliwia dodanie kolejnej cechy pracownikowi np. gdy przechodzi z grupy produkcyjnej do administracji )
Następnie musimy dla pracownika zdefiniować czas pracy, to znajdzie przełożenie w formularzu ecpProjekt ( domyślne czasy pobierane są z gratyfikanta )
Godziny pracy pracownika wprowadzane są w specjalnym formularzu, w któym zaznaczamy , na których projektach pracował pracownik.
Do synchronizowania danych pomiędzy Gratyfikantem a arSZP służy synchronizacja.
Przed wprowadzaniem danych o czasie pracy pracowników synchronizujemy ich dane ( informacje o umowach o pracę i umowach cywilno-prawncyh ). Po synchronizacji danych możemy wprowadzać do ewidencji ECP informacje na temat czasu pracy pracowników związanym z określonym projektem.
Pracę pracowników możemy analizować za pomocą raportów. Raporty moga być eksportowane do excela lub worda.
Po wprowadzaniu danych ECP należy je przesłać do gratyfikanta. W gratyfikancie tworzymy listę płac produkcji. Na liście płac występują zarówno składniki związane jak i niezwiązane z produkcją. Po utworzeniu listy płac w gratyfikacie możemy pobrać dane do arSZP. Na podstawie pobranych danych wyliczane są współczynniki składniki, które mogą być następnie wykorzystane w schematach eksportu.
