Jak możemy pomóc?
< All Topics
Drukować

KSEF w biurach rachunkowych

Wysłano
Zaktualizowano
ByJacek Czok

Wprowadzenie

Od 2026 roku system KSeF staje się stopniowo obowiązkowy dla podmiotów gospodarczych w Polsce, co wymaga, aby przedsiębiorstwa i biura rachunkowe odpowiednio przygotowały oprogramowanie do obsługi faktur ustrukturyzowanych. W odpowiedzi na to potrzeby, firma InsERT udostępnia w swoich programach funkcje integracji z KSeF – co pozwala na wystawianie, wysyłkę, odbieranie i archiwizację e-faktur zgodnie z wymogami.

KSeF w programach InsERT

Rachmistrz GT

Linia Rachmistrz GT została przygotowana do współpracy z KSeF. (pomoc techniczna na stronie insert.com.pl)

Kluczowe punkty:

  • W programie Rachmistrz GT funkcjonalność KSeF jest dostępna po aktywacji poprzez.
  • Należy wpisać token autoryzacyjny uzyskany z Konta InsERT, aby umożliwić komunikację z KSeF.
  • Program umożliwia odbiór e‑Faktur z KSeF — można pobierać dokumenty zbiorczo z określonego okresu lub od ostatniego odbioru
  • Odebrane faktury zawierają numer KSeF, dane kontrahenta, datę i status — co ułatwia ich przeglądanie i księgowanie.
  • Można skonfigurować schemat importu, żeby automatycznie dekretować pobrane dokumenty.
  • Dla biur rachunkowych dostępny jest

Rewizor GT

Linia Rewizor GT również wspiera KSeF i jest zaprojektowana z myślą o pełnej księgowości. (pomoc techniczna na stronie insert.com.pl)

Kluczowe punkty:

  • W Rewizorze GT integracja z KSeF uruchamia się przez ten sam Kreator wdrożeniowy
  • Token autoryzacyjny jest wymagany, aby połączyć Rewizor z systemem KSeF.
  • Rewizor pozwala na pobieranie faktur zakupowych z KSeF i ich automatyczne dekretowanie do rejestrów VAT lub ksiąg handlowych.
  • Użytkownik może skorzystać z podglądu e‑Faktur
  • Możliwa jest automatyzacja dekretacji poprzez schematy importu KSeF (trzeba je włączyć w Laboratorium programu).
  • Biura rachunkowe mogą korzystać ze scenariusza pracy KSeF

Rachmistrz nexo

Rachmistrz nexo obsługuje e-Faktury z KSeF i umożliwia ich automatyczne księgowanie w KPiR oraz rejestrze VAT.

Kluczowe informacje:

  • Obsługa KSeF jest dostępna po włączeniu w module Laboratorium — użytkownik wybiera środowisko (testowe lub produkcyjne).
  • Do aktywacji konieczne jest wprowadzenie tokenu autoryzacyjnego lub danych pozwalających na logowanie poprzez KSeF (np. podpis kwalifikowany, token jednorazowy).
  • Program umożliwia pobieranie e-Faktur zakupowych z KSeF:
    • od ostatniego odbioru,
    • z wybranego zakresu dat,
    • lub na podstawie numeru KSeF ID.
  • Pobrane dokumenty zawierają pełne dane: numer KSeF, dane kontrahenta, wartości, daty, status odbioru — gotowe do wstępnego opisu księgowego.
  • Można wykorzystać schematy dekretacji, które pozwalają na automatyczne księgowanie dokumentów do KPiR i rejestru VAT.
  • Program wspiera biura rachunkowe, umożliwiając obsługę wielu firm i odbiór dokumentów w sposób zautomatyzowany.

Rewizor nexo

Rewizor nexo obsługuje KSeF w zakresie pełnej księgowości, umożliwiając dekretację dokumentów do ksiąg handlowych oraz rejestrów VAT.

Kluczowe informacje:

  • Integracja z KSeF aktywowana jest w module Laboratorium — użytkownik wybiera sposób autoryzacji i środowisko (testowe lub produkcyjne).
  • Wymagany jest token autoryzacyjny lub certyfikat umożliwiający komunikację z KSeF.
  • Program pozwala na pobieranie faktur zakupowych i automatyczne przypisywanie ich do rejestrów VAT, raportów księgowych lub ksiąg handlowych.
  • Pobrane dokumenty zawierają komplet danych: numer KSeF, datę wystawienia, datę odbioru, status dokumentu i pełne dane kontrahenta.
  • Możliwe jest automatyczne księgowanie, jeśli w programie skonfigurowano wcześniej schematy importu KSeF — program przypisze dokument do kont księgowych zgodnie z regułami.
  • Dla biur rachunkowych program udostępnia scenariusze masowej obsługi dokumentów, podgląd e-Faktur oraz raportowanie statusów księgowych.

Subiekt 123

Linia Subiekt 123 również została przygotowana do współpracy z KSeF.
Kluczowe punkty:

  • W programie Subiekt 123 funkcjonalność KSeF jest dostępna , wymaga aktywacji w Koncie InsERT.
  • Aby wysłać fakturę do KSeF w Subiekcie 123: należy utworzyć dokument wskazując rodzaj „Faktura do KSeF”, zapisać go, a następnie wybrać „Wyślij do KSeF”. Po nadaniu numeru KSeF status zmieni się na „Zarejestrowano”. (KSeF w Subiekcie 123)
  • Użytkownik ma dostęp do zakładki e-Faktury z KSeF, gdzie może przeglądać dokumenty odebrane: sprawdzić numer KSeF, wystawcę, status płatności, księgowość.

Dzięki tym funkcjom użytkownicy programów InsERT mogą skutecznie przygotować się na obowiązywanie KSeF, zminimalizować ryzyko błędów i skorzystać z udogodnień w obiegu faktur elektronicznych.

InsPunkty

W kontekście obsługi KSeF w programach InsERT kluczowym elementem jest wewnętrzny system płatności – tzw. „InsPunkty”, gromadzone w „Portfelu InsERT”. (Portfel InsERT i InsPunkty.insert.com.pl)

Co to są InsPunkty?

InsPunkty to wewnętrzna waluta płatności, którą użytkownik programu InsERT wykorzystuje m.in. do obsługi KSeF.

Zasady działania w kontekście KSeF

  • W przypadku linii InsERT nexo/nexo PRO i GT: za każdą operację wysłania dokumentu do KSeF pobierany jest 1 InsPunkt, a za każdą operację pobrania dokumentu z KSeF również 1 InsPunkt.
  • W przypadku licencji Subiekt 123 dla firm: obsługa KSeF jest bezpłatna — nie wymaga posiadania InsPunktów.

Promocyjne i bezpłatne InsPunkty

  • Do 31 marca 2026 r. nie będą pobierane InsPunkty za obsługę KSeF.
  • Bezpłatna pula InsPunktów na start:
  • Możliwość dokupienia paczek InsPunktów zgodnie z cennikiem.

Co warto pamiętać

  • Użytkownicy powinni monitorować stan swojego Portfela InsERT – po wykorzystaniu darmowej puli mogą dokupić dodatkowe InsPunkty.
  • Warto przygotować wewnętrzne procedury: planować, ile faktur wysyła się/pobiera się miesięcznie, by uniknąć nieoczekiwanych kosztów.
  • Wybór odpowiedniego programu (np. Subiekt 123 z bezpłatną obsługą KSeF) może być korzystny dla mniejszych firm lub biur rachunkowych szukających prostszego rozwiązania.

Pieczęć kwalifikowana

W kontekście KSeF oraz obsługi dokumentów elektronicznych istotne jest także zagadnienie kwalifikowanej pieczęci elektronicznej (lub również podpisu kwalifikowanego) – jako narzędzia uwierzytelniającego podmiot w systemie.

Co to jest pieczęć kwalifikowana?

Pieczęć elektroniczna (kwalifikowana) to cyfrowe narzędzie potwierdzające, że dokument pochodzi od danego podmiotu i nie został zmieniony po jego opatrzeniu pieczęcią. (pieczęć elektroniczna.ksef.pl)
Dla KSeF istotne jest to, w jaki sposób podmiot uwierzytelnia się do systemu — możliwe są m.in.: podpis kwalifikowany, kwalifikowana pieczęć elektroniczna, token KSeF.

Dlaczego to może być ważne?

  • Pieczęć kwalifikowana identyfikuje firmę jako całość (osoba prawna), nie konkretną osobę fizyczną – co sprawia, że jest bardziej wygodna dla automatyzacji i masowej wysyłki faktur.
  • Umożliwia sprawniejsze zarządzanie uprawnieniami w systemie KSeF (np. nadawanie dostępu biurom rachunkowym, pracownikom). (certyfikat KSeF.insert.com.pl)
  • Dla przedsiębiorstw, które generują dużą liczbę faktur lub mają zautomatyzowane systemy ERP/księgowe – pieczęć kwalifikowana jest korzystniejszym rozwiązaniem niż podpis ręczny.

Co należy zrobić, jeśli zdecydujesz się na pieczęć?

  • Wybrać dostawcę usług zaufania (certyfikowany zgodnie z eIDAS).
  • Złożyć wniosek – zazwyczaj wymagana jest weryfikacja tożsamości podmiotu i osoba upoważniona do reprezentacji.
  • Zintegrować pieczęć z systemem fakturowania/KSeF (nie zawsze konieczne w małej firmie, ale warto zastanowić się nad tym w kontekście automatyzacji).

Uwaga

  • Posługiwanie się tokenem autoryzacyjnym w KSeF będzie możliwe, ale docelowo (od 1 stycznia 2027) funkcjonować będą wyłącznie certyfikaty/pieczęcie – tokeny przestaną być wystarczające. (certyfikat KSeF.insert.com.pl)
  • Wybór pieczęci lub podpisu zależy od skali działalności i stopnia automatyzacji. Dla mniejszych podmiotów może wystarczyć podpis kwalifikowany lub token, dla większych – pieczęć.

Tags:
Spis treści