Jak możemy pomóc?
< All Topics
Drukować

KSEF w firmach

Wysłano
Zaktualizowano
ByJacek Czok

1)Zachęcamy do korzystania z programów firmy Insert, które są gotowe do współpracy z KSEF. Istnieje kilka modeli pracy programów Insert z KSEF.

KSeF – informacje dla firm korzystających z Subiekta nexo/nexo PRO i usług biura rachunkowego

Aktywacja KSeF w Subiekcie nexo/nexo PRO

Program Subiekt nexo, Subiekt nexo PRO pozwala na uruchomienie obsługi KSeF w Laboratorium. Aby to zrobić wejdź do modułu Laboratorium, zaakceptuj regulamin i uruchom Krajowy System e-Faktur. 

Podczas aktywacji KSeF pojawi się okno, w którym możesz skonfigurować swoją pracę z e-Fakturami. Najważniejszą opcją jest wybranie Bramki produkcyjnej lub Wirtualnej bramki nexo. 

Jeżeli chcesz sprawdzić obsługę e-Faktur i przetestować możliwości Subiekta nexo/nexo PRO w tym zakresie, lecz bez realnej wysyłki danych do KSeF, wybierz Wirtualną Bramkę nexo. Wszystkie informacje trafią jedynie do testowej bazy danych. To bezpieczny sposób, aby sprawdzić m.in. jak działa wystawianie dokumentów zakupu w Subiekcie nexo/nexo PRO. 

Aby rozpocząć realną pracę z e-Fakturami wybierz Bramkę produkcyjną. Przed jej aktywacją wygeneruj token autoryzacyjny z użyciem bezpłatnych narzędzi dostępnych w serwisach Ministerstwa Finansów. W Bramce produkcyjnej wysyłane dane są przetwarzane ze wszystkimi skutkami prawno-skarbowymi. 

Jak wysyłać e-Faktury w Subiekcie nexo/nexo PRO

Zgodnie ze schematem opublikowanym przez Ministerstwo Finansów KSeF obsługuje następujące dokumenty (wraz z ich korektami):

  •  faktury sprzedaży (także do paragonu)
  • faktury zaliczkowe (także rozliczeniowe)
  • faktury uproszczone
  • faktury marża

Pozostałe typy dokumentów takie jak m.in. paragony, paragony imienne, faktury RR czy noty korygujące nie podlegają wysyłce.

Wysyłka faktur do KSeF w Subiekcie nexo/nexo PRO jest szybka oraz intuicyjna. Program posiada dwa tryby pracy: wysyłka ręczna na żądanie (np. na koniec dnia roboczego) lub automatyczna wysyłka bezpośrednio po zapisie. Niezależnie od wyboru, każdy dokument zanim zostanie wysłany do KSeF musi zostać zapisany w formacie XML według schematu opublikowanego przez Ministerstwo Finansów. Moduł wysyłka pozwala na sprawdzenie, czy dokument został poprawnie zapisany jeszcze przed jego wygenerowaniem. Po udanej wysyłce każda faktura zyskuje unikalny numer KSEF_ID – można go sprawdzić w specjalnej kolumnie “Numer KSeF”.

Inną ważną opcją jest podgląd e-Faktury przed wysyłką w celu naniesienia ewentualnych poprawek. Zalecamy jej uruchomienie, ponieważ przyjęcie dokumentu przez KSeF jest w Subiekcie równoznaczne z zablokowaniem do edycji w zakresie danych przekazanych do KSeF. 

Jak odbierać e-Faktury z KSeF w Subiekcie nexo/nexo PRO

Krajowy System e-Faktur pozwala na dwustronną wymianę dokumentów. Oznacza to, że podatnicy mogą nie tylko wysyłać wystawione e-Faktury, ale też pobierać dokumenty wystawione przez innych przedsiębiorców. Za sprawą Wirtualnej bramki nexo możesz sprawdzić jak działa odbiór e-Faktur bez żadnych konsekwencji oraz przeprowadzić symulacje bez konieczności znalezienia partnera biznesowego, który musiałby wystawić dokument. Na tę potrzebę zostaną utworzone losowe dokumenty pochodzące od różnych dostawców i z różną ilością danych. 

Odbiór i zarządzanie e-Fakturami odebranymi z KSeF możliwe jest z poziomu modułu Odbiór w węźle Krajowy System e-Faktur. Aby pobrać e-Fakturę otwórz widok Do przetworzenia i kliknij przycisk Pobierz e-Faktury. Możesz teraz pobrać wszystkie dokumenty od ostatniego pobrania (a gdy jest to pierwszy odbiór – począwszy od daty określonej w konfiguracji Parametry e-Faktur) lub tylko dokumenty ze wskazanego okresu (decyduje data wpłynięcia do KSeF-u). Pobrane e-Faktury możesz przeglądać, przekształcać w dokumenty Subiekta oraz nadawać im status (w celu ich dalszego przetwarzania np. tylko w programie księgowym).

W module Odbiór możesz też ustawić automatyczne pobieranie e-Faktur w cyklicznych odstępach czasu. To ustawienie również dostępne jest w konfiguracji Parametry e-Faktur. 

Przechowywanie i zarządzanie e-Fakturami w Subiekcie nexo/nexo PRO

Moduł Odbiór ułatwia też zarządzanie fakturami ustrukturyzowanymi z poziomu wygodnego panelu. Możesz tam przeglądać dokumenty posortowane na następujące kategorie:

  • Do przetworzenia – znajdują się tam dokumenty pobrane z KSeF kwalifikujące się do przetworzenia w dokument Subiekta, a które nie zostały jeszcze przetworzone;
  • Przetworzone – znajdują się tam e-Faktury przetworzone w dokumenty Subiekta;
  • Nie podlega – widoczne są tam e-Faktury pobrane z KSeF i oznaczone jako niepodlegające przetworzeniu;
  • Wszystkie dokumenty – wszystkie e-Faktury (wygenerowane i odebrane) utworzone w Subiekcie nexo bez względu na ich poprawność czy status wysyłki.

Subiekt 123 — obsługa KSeF

  • Subiekt 123 umożliwia wystawianie faktur do KSeF i pobieranie e‑faktur zakupu z systemu KSeF.
  • Funkcjonalność KSeF w Subiekcie 123 jest dostępna poprzez Laboratorium, należy ją aktywować w Koncie InsERT.
  • W celu komunikacji z KSeF potrzebny jest token autoryzacyjny, który generuje się w systemie Ministerstwa Finansów.
  • Token należy dodać w Subiekcie 123: w Ustawieniach → „Krajowy System e-Faktur” → Dodaj token.
  • Można nadawać uprawnienia KSeF poszczególnym użytkownikom, np. do wystawiania, odczytu faktur czy pobierania UPO.
  • Aby wystawić fakturę do KSeF, wybiera się typ dokumentu „Faktura do KSeF”, zapisuje, a potem klika „Wyślij do KSeF”. Po nadaniu numeru status zmienia się na „Zarejestrowano”.
  • Subiekt 123 ma zakładkę e‑Faktury z KSeF, gdzie można przeglądać pobrane faktury — m.in. numer KSeF, kontrahent, status płatności i księgowości.
  • Z Subiekta 123 można pobierać Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO) dla faktur wysłanych do KSeF.
  • Program pozwala dostosować kolumny na liście faktur, np. dodać kolumnę „Numer KSeF”.
  • Pobieranie faktur zakupu z KSeF: w zakładce „Zakupy – e-Faktury z KSeF” wybiera się datę od której chce się pobrać dokumenty i klika „Pobierz”, a pobrane pliki pojawiają się na liście.

KSeF – informacje dla firm korzystających z Subiekta GT i usług biura rachunkowego

Aktywacja KSeF w Subiekcie GT

W programie Subiekt GT możesz włączyć w Laboratorium funkcjonalności związane z KSeF, co pozwoli Ci przetestować pracę z Krajowym Systemem e-Faktur. Obsługiwane są następujące dokumenty (razem z ich korektami): 

  • faktury sprzedaży 
  • faktury uproszczone 
  • faktury zaliczkowe 
  • faktury marża. 

Jeżeli chcesz wypróbować obsługę faktur ustrukturyzowanych i sprawdzić możliwości Subiekta GT w tym zakresie, lecz bez realnego przesyłania danych do KSeF, wybierz Bramkę testową InsERT. Wszystkie informacje trafią wówczas wyłącznie do testowej bazy danych, a wygenerowane dokumenty nie będą miały konsekwencji prawno-skarbowych. 

Aby rozpocząć realną pracę z e-Fakturami, skorzystaj ze Środowiska produkcyjnego KSeF. Aktywujesz je, uprzednio generując token autoryzujący za pomocą bezpłatnych narzędzi udostępnionych w serwisach Ministerstwa Finansów. Dane wysyłane do Środowiska produkcyjnego KSeF są przetwarzane ze wszystkimi skutkami prawno-skarbowymi. 

Jak wysyłać e-Faktury do KSeF

Wysyłka e-Faktur do KSeF jest dostępna w module Faktury sprzedaży. Istnieje możliwość zaznaczenia w nim filtra Forma dokumentu: Faktura KSeF i włączenia następujących kolumn: 

  • Numer KSeF, 
  • Data nadania nr KSeF, 
  • Status KSeF, 
  • Komunikat z KSeF. 

Podczas pracy z programem zyskujesz bieżący podgląd e-Faktur przed wysyłką, co pozwala na naniesienie ewentualnych poprawek. e-Faktury mogą zostać wysłane do KSeF ręcznie lub automatycznie po ich zapisaniu. Każda faktura przesłana do Krajowego Systemu e-Faktur zyskuje unikalny numer KSEF_ID, który można sprawdzić w kolumnie „Numer KSeF”.  

Jak odbierać e-Faktury w Subiekcie GT

Subiekt GT umożliwia odbiór faktur ustrukturyzowanych w module e-Faktury. Specjalny mechanizm samoczynnie sprawdzi, czy w Krajowym Systemie e-Faktur pojawią się nowe dokumenty związane z Twoją firmą. 

Moduł e-Faktury w Subiekcie GT dostępny jest w węźle Zakup. Znajdziesz w nim pobrane z KSeF e-Faktury w postaci plików XML zapisanych w bazie danych i prezentowanych w sposób jak najbardziej zbliżony do wyglądu dokumentu w Subiekcie GT. Moduł e-Faktury służy do odbioru i przetwarzania faktur ustrukturyzowanych, które zostały wystawione przez podatników, od których Twoja firma nabyła towary lub usługi. 

Aby ręcznie pobierać  dokumenty w module e-Faktury, należy wybrać jedną z opcji dostępnych w menu Pobierz e-Faktury z KSeF: 

  • Od ostatniego odbioru – jeśli wcześniej wykonywano już odbiór dokumentów z KSeF, to program zapamiętuje datę ostatniego pobierania i pobiera nowe dokumenty od tej daty. 
  • Z wybranego okresu – ta opcja pozwala wskazać okres, z którego zostaną pobrane dokumenty. 

Możesz także skorzystać z opcji znajdującej się w górnym menu Operacje – Pobierz e-Fakturę o numerze KSeF. Automatyczny odbiór dokumentów jest możliwy po każdym uruchomieniu programu lub cyklicznie, co określoną liczbę minut. 

Generowanie faktur zakupu na podstawie e-Faktur

Na podstawie pobranych e-Faktur możesz wystawiać faktury zakupu w Subiekcie GT, które generować będą skutek magazynowy oraz finansowy. Proces wystawiania faktur zakupu na podstawie dokumentów pobranych z KSeF jest wspomagany mechanizmami rozpoznawania klientów, a także mapowania towarów i jednostek miar, dzięki czemu proces ten staje się maksymalnie zautomatyzowany.

Innym sposobem jest wiązanie wystawianych w Subiekcie faktur zakupu z pobranymi e-Fakturami. Podczas wystawiania faktury zakupu możesz wpisać w programie jej numer KSeF. Dzięki temu Subiekt GT wyszuka w pobranych już e-Fakturach dokument o podanym numerze. Jeśli go zatwierdzisz, program powiąże e-Fakturę z fakturą zakupu oraz zaproponuje uzupełnienie danych faktury zakupu na jej podstawie. Jeżeli wpiszesz numer, lecz nie zostanie on odnaleziony, masz możliwość pobrania e-Faktury bezpośrednio z KSeF. 

2)W takim modelu dane z systemu sprzedaży są przesyłane i odbierane bezpośrednio do KSEF ……

KSeF – informacje dla firm korzystających z Subiekta nexo/nexo PRO i prowadzących księgowość samodzielnie

Aktywacja KSeF w Subiekcie nexo/PRO

Obsługę Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) w Subiekcie nexo, Subiekt nexo PRO uruchamia się w module Laboratorium po zaakceptowaniu regulaminu. Podczas aktywacji należy wybrać jedną z dostępnych opcji pracy.

  • Wirtualna bramka nexo – tryb testowy, dane trafiają tylko do lokalnej bazy, bez skutków podatkowych;
  • Bramka produkcyjna – tryb rzeczywisty, wymaga tokenu autoryzacyjnego z serwisu Ministerstwa Finansów.

Wysyłanie e-Faktur

Subiekt nexo/PRO obsługuje wysyłkę:

  • faktur sprzedaży (także do paragonu),
  • zaliczkowych, rozliczeniowych, uproszczonych i marża.

Wysyłka może być ręczna (np. na koniec dnia) lub automatyczna (po zapisaniu dokumentu).
Każda faktura przed wysyłką jest zapisywana w formacie XML i po przyjęciu przez KSeF otrzymuje numer KSEF_ID.
Zaleca się korzystanie z podglądu e-Faktury przed wysyłką, ponieważ po akceptacji przez KSeF dokument jest zablokowany do edycji.

Odbieranie e-Faktur w Subiekcie nexo/PRO

Odbiór e-Faktur realizowany jest w module Odbiór → Krajowy System e-Faktur.
Można pobrać dokumenty:

  • od ostatniego odbioru,
  • z wybranego okresu,
  • lub automatycznie w określonych odstępach czasu.

Wirtualna bramka nexo umożliwia testowy odbiór przykładowych faktur od fikcyjnych dostawców.
Pobrane e-Faktury można przekształcać w dokumenty Subiekta i nadawać im statusy (np. Do przetworzenia, Przetworzone, Nie podlega).

Aktywacja KSeF w Rachmistrzu i Rewizorze nexo/PRO

Włączenie obsługi KSeF odbywa się również w module Laboratorium.
Dostępne są dwa tryby:

  • Wirtualna bramka nexo – testowa, dane przetwarzane lokalnie;
  • Bramka produkcyjna – rzeczywista wymiana z KSeF, wymaga Konta InsERT i tokenu autoryzacyjnego z MF.

Pobrane dokumenty widoczne są w module Dokumenty pobrane, gdzie można je przetwarzać, dekretować i księgować.

Pobieranie e-Faktur

Dokumenty można pobierać:

  • od ostatniego odbioru,
  • z wybranego okresu,
  • lub po numerze KSeF (KSeF ID).

W podglądzie e-Faktury widać podstawowe dane, pozycje, płatności, VAT, XML oraz powiązania.
Program automatycznie dopasowuje kontrahentów po numerze NIP lub tworzy nowych na podstawie danych z e-Faktury, GUS lub CEIDG (w zależności od ustawień).

Opisywanie i dekretacja e-Faktur

W widoku Dokumenty pobrane dane faktury (data, numer, miesiąc, typ) uzupełniają się automatycznie.
Dekretacja może odbywać się:

  • ręcznie – użytkownik sam przypisuje konta i kolumny KPiR,
  • automatycznie – według przygotowanych schematów dekretacji, które tworzą zapisy księgowe i VAT.

KSeF – informacje dla firm korzystających z Subiekta GT i prowadzących księgowość samodzielnie

Aktywacja KSeF w Subiekcie GT

W Laboratorium Subiekta GT można włączyć obsługę Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) dla faktur sprzedaży, uproszczonych, zaliczkowych i marża.
Do testów wybierz Bramkę testową InsERT – dane trafiają wyłącznie do testowej bazy i nie mają skutków podatkowych.
Do pracy rzeczywistej użyj Środowiska produkcyjnego KSeF po wygenerowaniu tokena autoryzacyjnego z serwisu Ministerstwa Finansów.

Wysyłanie e-Faktur

W module Faktury sprzedaży można filtrować dokumenty typu Faktura KSeF i dodać kolumny: Numer KSeF, Data nadania, Status, Komunikat.
e-Faktury można wysyłać ręcznie lub automatycznie, a każda z nich otrzymuje unikalny numer KSeF_ID.

Odbiór e-Faktur

Moduł e-Faktury (w gałęzi Zakup) pozwala pobierać dokumenty z KSeF:

  • Od ostatniego odbioru,
  • Z wybranego okresu,
  • Po numerze KSeF.
    Możliwy jest też automatyczny odbiór po uruchomieniu programu lub cyklicznie.

Faktury zakupu

Na podstawie pobranych e-Faktur można generować faktury zakupu w Subiekcie GT z automatycznym rozpoznawaniem kontrahentów i towarów.
Wystawiając fakturę zakupu, można wpisać numer KSeF, aby powiązać ją z pobraną e-Fakturą.

KSeF w Rewizorze i Rachmistrzu GT

W Laboratorium można aktywować obsługę KSeF w programach Subiekt nexo, Rewizor GT i Rachmistrz GT:

  • Bramka testowa InsERT – symulacja działania KSeF bez realnych danych, wymaga Konta InsERT.
  • Środowisko produkcyjne – rzeczywista wymiana e-Faktur, wymaga tokena z MF.

Pobieranie i dekretacja e-Faktur

Dokumenty można pobierać automatycznie lub ręcznie (od ostatniego odbioru, z okresu, po numerze).
Po pobraniu otrzymują etap przetwarzania (np. Nowy, Przetwarzany w księgowości).
Dekretacja może być ręczna lub automatyczna według schematów aktywowanych w Laboratorium.

3)W tym wariancie zalecamy z korzystania z dokumentów pobranych. Możemy decydować czy pobrany dokument trafi bezpośrednio do systemu księgowego czy najpierw do Subiekta.

KSeF a InsPunkty

InsPunkty, obok Abonamentu, są niezbędne do obsługi KSeF – dzięki nim możliwe będzie odbieranie i wysyłanie e-faktur do systemu. (Portfel InsERT i InsPunkty.insert.com.pl)

Do 31 marca 2026 nie będą pobierane InsPunkty za obsługę KSeF. 

Obsługa KSeF w przypadku licencji Subiekta 123 dla firm jest bezpłatna (nie wymaga posiadania InsPunktów). W przypadku licencji specjalnych dla biur rachunkowych (Subiekt 123 dla InsERT GT i Subiekt 123 dla InsERT nexo), do obsługi KSeF biuro rachunkowe musi posiadać InsPunkty, którymi opłacana jest obsługa KSeF w licencjach udostępnionych klientom biura. 

InsPunkty – za co będą pobierane i w jakiej liczbie

Każda operacja wysłania lub odebrania dokumentu z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) jest rozliczana w Portfelu InsERT.

Za każdą zrealizowaną operację system automatycznie pobierze:

  • 1 InsPunkt za wysłanie e-faktury do KSeF,
  • 1 InsPunkt za pobranie e-faktury z KSeF.

Oznacza to, że każda wymiana dokumentu z KSeF – niezależnie od tego, czy dotyczy faktury sprzedaży czy zakupu – jest rozliczana jako osobna operacja w Portfelu InsERT.  

Bezpłatne InsPunkty

Bezpłatne InsPunkty dla firm

100 InsPunktów na start KseF otrzymuje: 

  • firma posiadająca w dniu 1 kwietnia 2026 przynajmniej jeden aktywny Abonament do Subiekta, Rachmistrza lub Rewizora,   
  • Bezpłatna pula InsPunktów na start: Biura rachunkowe – 400 InsPunktów. (KSeF a InsPunkty.insert.com.pl)
  • firma, która nie posiadała Abonamentów przed 1 kwietnia 2026 i zakupi swój pierwszy Abonament na jeden z wyżej wymienionych programów.

100 InsPunktów w abonamencie do programu

Zakup każdego Abonamentu do programu Subiekt, Rachmistrz lub Rewizor od 1 kwietnia 2026 doładuje Portfel firmy 100 InsPunktami.  

Tags:
Spis treści